Funktionen von CraftSlot: von der Zeiterfassung bis zur DATEV-Datei

CraftSlot ist in der Beta. Alles in dieser Liste ist gebaut. Einzelne Funktionen tragen zusätzlich „Testphase“. Was erst kommt, steht weiter unten unter „Geplant“.

Für alle Gewerke — Regeln, Zuschläge und Kategorien stellst du selbst ein.

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Monteur-App: einbuchen, wechseln, Feierabend — auch ohne Netz

Was der Monteur auf dem Handy hat.

Beleg per FotoÜbernachtung und Sonstiges · Foto drauf, fertig
Einmal einbuchenAuftrag, Fahrt, Pause, Anwesenheit · wechseln mit einem Tipp · Feierabend
Meine ZeitenWoche und Monat · freigegeben oder offen · Änderungen vom Büro gekennzeichnet
Korrektur beantragenZeit stimmt nicht? · mit Begründung ans Büro · nichts ändert sich still
Läuft ohne NetzBuchung bleibt auf dem Handy · geht raus, sobald Netz da ist · du siehst den Stand
Feierabend mit SpesenAbwesenheit und Pauschale auf einen Blick · änderbar, sichtbar gekennzeichnet
Aufgabenwas noch zu tun ist · abhaken
App aufs Telefonohne App-Store · große Tasten
Fotos und ChecklistenFotos am Auftrag · Punkte abhaken
Rufbereitschaft eintragenganze Woche oder einzelne Tage
Urlaub und ZeitkontoStand sehen · Urlaub selbst beantragen
Mein KalenderTermine und Einsätze · einbuchen direkt aus dem Termin
Meine Aufträgewas mir zugeteilt ist · offene Aufträge selbst übernehmen
Route zum Kundenein Tipp am Termin · öffnet die Navigation auf dem Handy
Bericht vor OrtTätigkeitsbericht ins Handy · Berichte der Vortage nachlesen
Erinnerungenan Termine · jeder schaltet selbst ein · das Büro sieht nicht, wer
Unterschrift des Kundenauf dem Handy unterschreiben · Leistungsnachweis im Büro
Vorschlag am Standortnur wenn der Monteur es einschaltet · Abgleich auf dem Handy · der Standort verlässt das Gerät nicht
Termine im eigenen Kalenderdeine Termine als Abo-Adresse für das Kalenderprogramm · nur lesend · erst, wenn die Geschäftsführung es erlaubt

Fragen zur Monteur-App

Monteur-App von CraftSlot: laufende Buchung mit großer Uhr, den Tasten „Wechseln“ und „Feierabend“ und dem heutigen Einsatz. — Ein Tipp, und die Zeit läuft.

Monteur-App, „Meine Zeiten“: die Buchungen einer Woche mit dem Vermerk „freigegeben“ und der Schaltfläche „Korrektur beantragen“. — Die eigenen Zeiten im Blick.

Monteur-App, „Mein Kalender“ mit den Terminen und Einsätzen des Monteurs. — Was diese Woche ansteht.

Monteur-App, „Meine Aufträge“ mit der Liste der zugeteilten Aufträge. — Die eigenen Aufträge.

Im Büro: Zeiten freigeben, Korrektur mit Protokoll

Die Woche durchsehen, bevor sie in den Lohn geht.

AbwesenheitenUrlaub entscheiden · Krankheit und Berufsschule eintragen
Spesen freigebenjede Position mit Beleg · nur Freigegebenes wird abgerechnet
Zeit-RegisterWoche je Mitarbeiter · laufende Buchungen · Tag oder Woche freigeben
Korrigieren mit ProtokollGrund ist Pflicht · wer, wann, alt und neu · nicht löschbar
Prüfung vor dem LohnPause fehlt · Fahrzeit fehlt · Abwesenheit und Buchung am selben Tag
Sucheein Feld oben auf jeder Seite
Mitarbeiter einladenLink oder QR-Code
Dein Logo, deine Farbeim Büro und auf dem Angebot
DashboardStunden, Aufträge, Planung, Personal, Angebote, Lohn, Tickets
Vergessenes nachtragenBüro trägt nach · der Monteur sieht es gekennzeichnet
Rufbereitschaft und FerneinsätzeWoche oder Einzeltag · Pauschalen nach deinen Sätzen

Fragen zum Büro

Zeit-Register im CraftSlot-Büro: eine laufende Buchung, die Woche je Mitarbeiter und die Schaltfläche „Woche freigeben“. — Die Woche durchsehen und freigeben.

Dashboard im CraftSlot-Büro: Kacheln mit Stundenzahlen, ein Verlauf von Arbeits- und Fahrstunden über mehrere Monate und die Stunden je Mitarbeiter. — Wie läuft der Betrieb — Stunden, Verlauf und wer wie viel gearbeitet hat.

Am Monatsende: Zuschläge, Spesen und eine Datei für DATEV

Was CraftSlot aus den freigegebenen Zeiten rechnet.

Verpflegung automatischaus der Abwesenheit gerechnet · deine Staffel
Zeitkonto oder AuszahlungMehrarbeit aufs Konto oder direkt bezahlt · du wählst
Zuschläge von selbstNacht, Sonntag, Feiertag, Mehrarbeit · Feiertage nach Bundesland · deine Sätze
Aufstellung je MitarbeiterSoll und Ist · Pausenabzug · Zeitkonto · jede Position einzeln · als PDF
Monat abschließenwenn der Monat vorbei ist und alle Tage freigegeben sind · danach fest — zurücknehmen kann nur die Geschäftsführung, solange keine DATEV-Datei erzeugt ist
Eine Datei für DATEV Testphaseein Monat, eine Datei · Lohnschlüssel nach den Nummern deines Steuerberaters · noch mit keinem Steuerberater eingelesen
Regeln mit Datumgilt ab Monat X · alte Monate bleiben, wie sie waren
Sonderzahlungenfester Betrag oder Prozent · für alle oder eine Auswahl
Summen je Mitarbeiterje Lohnart, als CSV und PDF · auch ohne DATEV · Bezüge und Abzüge getrennt
Steuerfreier Teil getrenntNacht, Sonntag, Feiertag in zwei Lohnarten · die Grenze trägt dein Steuerberater ein · CraftSlot gibt keine Grenze vor
Zugang für den Steuerberaterträgt die Lohnschlüssel für DATEV selbst ein · sieht nur die Lohnseite · keine Kunden, keine Umsätze · zweiter Faktor Pflicht · Rückfragen direkt am Monat

CraftSlot rechnet Zeiten und Mengen je Lohnart. Die Lohnabrechnung macht dein Steuerberater.

Fragen zum Monatsende

Monatsabrechnung im CraftSlot-Büro: Jahresleiste mit abgeschlossenen Monaten, die Schaltfläche „Lohnarten geprüft — Export freigeben“ und die Bezüge je Mitarbeiter. — Der Monat auf einer Seite. (DATEV-Datei: Testphase)

Aufstellung eines Monteurs in CraftSlot: Soll- und Ist-Stunden, Pausenabzug, Stand des Zeitkontos und die einzelnen Positionen des Monats. — Jede Position mit Menge und Satz.

Aufträge, Termine und Plantafel

Wer ist wann wo — und wie viele Stunden stecken im Auftrag.

AufträgeNummer, Kunde, Adresse, Stand
Leistungsnachweismit Unterschrift des Kunden · als Dokument
Stunden je AuftragArbeit und Fahrt getrennt · je Mitarbeiter
Termine und EinsätzeKunde, Wartung, Auftrag, intern · absagen statt löschen
PlantafelMonteure × Tage · verschieben mit der Maus · Hinweis bei Überschneidung
Aufgabenfürs Büro und für die Monteure
Fotos am Auftragvom Handy direkt in den Auftrag
ChecklistenVorlage einmal anlegen · am Auftrag abhaken
Wartung in Seriealle paar Wochen oder Monate · ein Jahr voraus
AuftragsakteStunden, Termine, Berichte in einem Dokument · ohne Löhne
Fahrzeuge und Geräteam Termin einplanen · Doppelbelegung wird gemeldet
Tickets und KundenportalKunde meldet die Störung selbst · daraus wird ein Auftrag
Kundenkartealle Kunden auf der Karte (OpenStreetMap) · Navigation zum Kunden per Klick
Dein Nummernformatfür Aufträge, Angebote und Tickets · zum Beispiel A-2610 · Vorschlag aus deinen vorhandenen Nummern
Erinnerung an den KundenE-Mail 1 bis 14 Tage vor dem Termin · je Termin einschalten · nennt Tag, Zeitfenster und Ort, keine Notizen
Fristen für TicketsReaktion und Behebung je Priorität · eigene Fristen je Kunde · Vorwarnung und Überschreitung per E-Mail an deinen Betrieb, nie an den Kunden
Dokumente am Auftrag und Kunden TestphaseDateien und Ordner aus deinem eigenen Speicher verknüpfen und öffnen · die Datei bleibt bei dir, CraftSlot merkt sich nur, wo sie liegt · CraftSlot liest dort nur

Fragen zu Aufträgen

Plantafel im CraftSlot-Büro: Monteure in den Zeilen, Tage in den Spalten, darin Einsätze und Urlaub; darunter Zeilen für Fahrzeuge und Geräte. — Wer ist wann wo — mit Urlaub, Fahrzeugen und Geräten.

Angebote mit Katalog und Kalkulation

Vom Katalog zum PDF mit deinem Briefkopf.

PDF mit BriefkopfLogo, Firmenangaben, Bankverbindung
Angebot schreibenPositionen · offen, angenommen, abgelehnt
Dein KatalogArtikel und Preise · Import aus Excel oder CSV · Suche beim Tippen
Deine KalkulationAufschlag oder Marge · dein Stundensatz · je Angebot abweichen
Leistungen als PaketMaterial und Arbeitszeit zusammen · einmal anlegen, immer wieder einfügen
Maschinenmit eigenem Satz · ohne Aufschlag
TextvorlagenKopf- und Fußtext · einmal schreiben
Verschickt heißt festnur der Entwurf ist änderbar · jeder Wechsel im Protokoll

Angebote ja — Rechnungen schreibt weiter dein bisheriges Programm.

Fragen zu Angeboten

Angebot im CraftSlot-Büro im Status Entwurf mit einer Liste von Positionen. — Ein Angebot im Entwurf.

Deine Daten: übernehmen, behalten, mitnehmen

Rein ohne Abtippen, raus ohne Nachfrage.

Erst proben, dann übernehmenProbelauf zeigt, was passiert · keine Zeile verschwindet still
Datentresoralle deine Daten zum Herunterladen · CSV für Excel und JSON · Fotos als eigenes Archiv · jederzeit, ohne Nachfrage
Server und Datenbank in der EUNürnberg und Frankfurt · CraftSlot kommt aus Deutschland · einzelne Funktionen nutzen fremde Dienste, siehe AVV Anlage 3
Rein ohne AbtippenMitarbeiter samt Vertragsdaten, Kunden samt Ansprechpartnern, Aufträge samt Zuteilung, deine Materialliste und Regeln · aus Excel oder CSV · Spalten werden erkannt, du korrigierst
Import rückgängigMitarbeiter, Kunden, Aufträge: jeder Lauf lässt sich zurücknehmen · Katalog: geänderte Preise bleiben geändert · Regeln aus einer Datei: keine Rücknahme per Klick, du korrigierst in den Einstellungen
Änderungsprotokollwer hat was geändert · auch an Lohnregeln und Preisen
Zweiter FaktorAnmeldung mit Authenticator-App · für Büro und Geschäftsführung zuschaltbar · für den Steuerberater Pflicht
Umstieg mit StichtagZeitkonto-Stand und Resturlaub aus einer Datei · alte Stunden und Spesen als Historie, für jede Abrechnung gesperrt · deutlicher Hinweis gegen doppelte Zahlung
Aus dem bisherigen Programm TestphaseKunden und Aufträge aus der Exportdatei, die dein Programm in deinen WebDAV-Speicher legt · holen, Vorschlag ansehen, übernehmen — jeweils per Klick · von selbst geschieht nichts, gelöscht wird nie · noch mit keiner echten Nextcloud und keinem NAS erprobt
Ablegen im eigenen Ordner TestphaseDatentresor, DATEV-Datei, Angebote und weitere Dateien per Klick in einen Ordner auf deinem Rechner — auch Netzlaufwerk oder NAS · nur mit Chrome oder Edge am Rechner · jede Person wählt den Ordner an ihrem Rechner selbst · nichts wird überschrieben · abgelegt heißt nicht gesichert
Eigener Speicher über WebDAV TestphaseNextcloud oder ein NAS mit Internetadresse (https) · ablegen und lesen an jedem Rechner · nur mit Genehmigung der Geschäftsführung — CraftSlot bewahrt dafür Adresse, Benutzer und Passwort auf, das Passwort verschlüsselt · per Klick, nicht von selbst · noch mit keiner echten Nextcloud und keinem NAS erprobt

Fragen zu Daten und Sicherheit

Andere Programme anbinden. Testphase

Programme mit der offenen Schnittstelle MCP — zum Beispiel deine KI — können in CraftSlot nachlesen, wenn du es erlaubst.

Nur lesendie Daten deines Betriebs kann ein Programm nicht ändern
Du genehmigstohne die Geschäftsführung geht nichts
Je Programm festlegenKunden, Aufträge und Termine, Zeiten, Angebote, Tickets · nichts ist vorausgewählt
Jederzeit widerrufendanach liest das Programm keine Daten deines Betriebs mehr
Keine KI von unsCraftSlot ruft dabei selbst keine KI auf · was das angebundene Programm mit den Daten tut, liegt bei dir

Lohn und Abrechnung liest ein Programm nur, wenn die Geschäftsführung es für dieses Programm eigens bestätigt.

Fragen zur Anbindung